ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В МЕНЕДЖМЕНТЕ
Лабораторная работа 2. БАЗА ДАННЫХ В MS EXCEL
Цель работы: освоить основные приемы работы с базами данных в MS Excel.
Задание. Создайте в MS Excel таблицу, как на рисунке 8. Рассчитайте стаж работы. Просмотрите данные о продавцах женского пола, работающих на предприятии больше 4-х лет. Отсортируйте данные таким образом, чтобы работники располагались по возрастанию разряда, а те, в свою очередь, по алфавиту. Выведите на экран список сотрудников, проживающих в Пятигорске. Сформируйте список сотрудников – женщин, проживающих в Пятигорске, имеющих 3-ий разряд [1].
Решение. Перед началом выполнения работы переименуйте лист. Для этого дважды щелкните мышью по названию текущего рабочего листа, название листа выделится, после этого введите База данных – ОК.
В строке «2» наберите шапку таблицы как на рисунке 8. Установите в столбце Ф.И.О. формат ячейки текстовый (выделите столбец – вызовите контекстное меню (нажав на правую кнопку мыши), выберите команду ФОРМАТ ЯЧЕЕК – ЧИСЛО (выберите «текстовый». Установите формат ячейки – текстовый – для столбцов «должность», «адрес», «пол». Для столбца «телефон» таким же образом установите тип «номер телефона» из формата дополнительный. Для столбцов содержащих даты – установите формат «дата», для столбцов №п/п, Разряд – числовой формат, 0 знаков после запятой.
Выделите ячейку В1 и введите текст «текущая дата», в ячейку рядом введите текущую дату, задайте формат ячейке «дата».
Рассчитайте стаж работы. Для этого в столбце «стаж работы» введите формулу «(текущая дата - дата найма)/365». Установите ячейку «текущая дата» в формуле - абсолютной (используйте знак $, клавиша F4). Заполните столбец автозаполнением.
В столбце «стаж работы округленный» необходимо округлить полученный результат так, чтобы учитывались только полные годы работы: выделите ячейку в столбце «стаж работы округленный», вызовите список функций, в Математических найдите функцию ОКРУГЛВНИЗ. Откройте окно формулы, в ячейку число введите ту ячейку, число в которой надо округлить, количество цифр – 0, ОК. Проделайте то же самое для всего столбца, или заполните автозаполнением.
Рисунок 8 - Сведения о сотрудниках предприятия
Поиск необходимых сведений в базе данных.
Выделите всю таблицу. Задайте ей имя «Сотрудники». Для этого нажмите ФОРМУЛЫ, ПРИСВОИТЬ ИМЯ, (рисунок 9).
Рисунок 9 - Присвоение имени таблице, созданной в среде Microsoft Excel
Затем войдите в меню ДАННЫЕ, выберите ФОРМА (для MS Excel 2003). Появится окно, отражающее аргументы созданной таблицы. В появившемся окне просмотрите данные о продавцах женского пола работающих на предприятии больше 4-х лет. Для этого нажмите кнопку КРИТЕРИИ и введите в соответствующие ячейки заданные условия (в «стаж работы» - >4). Нажмите ДАЛЕЕ. Просмотрите список полученных результатов отбора (рисунок 10). Закройте окно.
В более новых версиях
MS Excel
(2007 и т.д.) кнопки Форма нет
на ленте, однако эту функцию можно использовать, добавив кнопку Форма
на панель быстрого доступа.
Добавление кнопки "Форма"
на панель быстрого доступа осуществляется следующим образом: щелкните
стрелку на панели быстрого доступа и выберите элемент Другие
команды, в поле Выбрать
команды щелкните элемент Все
команды, в списке выберите кнопку Форма
и щелкните элемент Добавить.
Просмотрите список полученных результатов отбора (рисунок 10). Закройте
окно.
Рисунок10 - Просмотр данных с помощью приложения MS Excel ФОРМА
Для того, чтобы расположить информацию в таблице в определенном порядке используйте команду СОРТИРОВКА. Для этого выделите ячейку «Ф.И.О.», выберите на ленте главного меню ДАННЫЕ, СОРТИРОВКА, в появившемся окне установите «Сортировать по» - разряду, «Затем по» Ф.И.О. – по возрастанию. Просмотрите отсортированные данные.
При необходимости выделить из таблицы данные, отвечающие определенному условию, воспользуйтесь возможностью MS Excel Фильтрация. Для этого активизируйте шапку таблицы и выберите ДАННЫЕ, ФИЛЬТР. В ячейках с названиями столбцов появились стрелочки. Нажмите на такую стрелку в столбце Адрес. В появившемся списке выберите УСЛОВИЕ, поставив галочку (например на Иркутск, рисунок 11). На экране появится список работников проживающих в Иркутске. Повторно нажмите стрелку в столбце Адрес, выберите ВСЕ. Самостоятельно сформируйте список сотрудников женского пола. Скопируйте полученный список сотрудников в нижнюю часть страницы. Первоначальную таблицу верните к исходному виду.
Рисунок 11 - Использование приложения АВТОФИЛЬТР для обработки данных
Если необходимо найти информацию, отвечающую двум и более условиям, используйте команду Расширенный фильтр. Для этого скопируйте шапку таблицы и вставьте ее в нижнюю свободную часть листа. В столбце Адрес запишите условие Иркутск, в столбце Разряд - 6, в столбце Пол - жен. Затем в ленте главного меню выберите ДАННЫЕ – СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР - ДОПОЛНИТЕЛЬНО, в появившемся окне задайте аргументы: Исходный диапазон – диапазон исходной таблицы, Диапазон условий – таблица с условиями, в ОБРАБОТКЕ выберите Скопировать результат в другое место (рисунок 12), в строке Поместить результат в другое место укажите пустой диапазон ниже таблиц. Нажмите ОК. Появилась таблица с работниками, отвечающими заданным условиям.
Рисунок 12 - Использование приложения РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР для обработки данных
Ø Какие способы существуют в программе Microsoft Excel для просмотра и редактирования данных?
Ø В чем различие между приложением Microsoft Excel ФИЛЬТР И РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР?
Ø Что необходимо сделать, прежде чем воспользоваться РАСШИРЕННЫМ ФИЛЬТРОМ?
ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ: